Politique d’alerte

OBJECTIF

Cette politique vise à identifier et réglementer le processus de réception, d’analyse et de traitement des signalements - même sous forme anonyme ou confidentielle - effectués par toute personne, selon des méthodes visant à protéger l’identité du Lanceur d’Alerte.

CHAMP D’APPLICATION

Ce document s’applique à EDILKAMIN S.p.A. (ci-après également « la Société ») et à toutes ses unités locales et entre en vigueur à compter de la date d’approbation du Conseil d’administration.

RÉFÉRENCES ET DÉFINITIONS

Dans le cadre de la Politique d’alerte, référence est faite à la documentation suivante :

• D. Lgs. italien 179/2017 – Dispositions pour la protection des auteurs de signalements de délits ou d’irrégularités dont ils ont eu connaissance dans le cadre d’une relation de travail publique ou privée.

Par ailleurs, les définitions suivantes visent à clarifier le sens attribué à certains termes utilisés :

• Signalement : communication concernant des faits ou des comportements constituant des infractions ou des irrégularités, effectuées en violation de lois, de règlements, de dispositions des autorités.

• Lanceur d’alerte : toute personne qui a directement ou indirectement connaissance d’un comportement illicite, d’une irrégularité ou d’une violation des procédures de l’entreprise et qui en fait le Signalement.

• Personne signalée : personne accusée du comportement faisant l’objet du Signalement.

OBJET ET CONTENU DU SIGNALEMENT

Le Signalement peut concerner des comportements condamnables pénalement ou réalisés en violation de lois et de règlements, ainsi que des non-conformités et des comportements irréguliers, qui impliquent directement ou indirectement EDILKAMIN S.p.A.

Le Signalement doit être circonstancié et fondé sur des éléments factuels précis et cohérents et doit donc contenir de préférence les éléments suivants :

• les données personnelles du Lanceur d’Alerte, dans le cas où la personne qui signale n’opte pas pour la méthode anonyme ;

• une description claire et complète des faits faisant l’objet du Signalement ;

• si elles sont connues, les circonstances de temps et de lieu dans lesquelles ils ont été commis ;

• si elles sont connues, les données personnelles ou autres éléments (tels que la qualification et le service dans lequel l’activité est exercée) qui permettent l’identification de la ou des personnes auteurs des faits signalés ;

• l’indication de tout autre sujet susceptible de rendre compte des faits faisant l’objet du Signalement ;

• l’indication de tout document pouvant confirmer la véracité de ces faits ;

• toute autre information pouvant fournir un retour d’information utile sur l’existence des faits signalés.

Les Signalements basés sur de simples soupçons ou rumeurs ne seront par conséquent pas pris en considération. Dans cette perspective, il convient que ceux-ci soient les plus détaillés possibles et présentent le plus grand nombre d’éléments, afin de permettre à la Société de procéder aux contrôles nécessaires.

Les Signalements anonymes sont inclus dans l’objet de ce document uniquement s’ils respectent les exigences indiquées ci-dessus.

GESTION DU SIGNALEMENT

La Société ayant l’intention de protéger l’identité du Lanceur d’alerte, conformément aux règlementations en vigueur, le flux de gestion des Signalements a été attribué à Maître Massimiliano Giovanni Crespi, en établissant à cet effet des canaux adaptés et spécifiques de transmission de la communication.

EDILKAMIN S.p.A. a notamment préparé et mis à disposition un canal de courrier ordinaire institutionnel dédié, en utilisant la double enveloppe cachetée, à la transmission des Signalements d’alerte, capable d’assurer que le Lanceur d’alerte ne soit en aucun cas identifié :

envoi d’une lettre formelle sous une double enveloppe cachetée à
EDILKAMIN S.p.A., via P. Mascagni n.7
20045 Lainate (MI), Italie en indiquant sur la lettre la mention
« À l’attention de Maître Massimiliano Giovanni Crespi - Confidentiel »

D’autres canaux sont dans tous les cas garantis et, en particulier,
- un canal téléphonique dédié avec un système d’enregistrement vocal
• accessible exclusivement à Maître Massimiliano Giovanni Crespi ;
• protégé par des codes d’accès spécifiques

0039 02 93762970

Le signalement sera conservé dans un dispositif adapté au stockage et à l’écoute.

Dans le cas où l’enregistrement est impossible (par exemple parce que le lanceur d’alerte n’a pas donné son consentement), un procès-verbal sera rédigé et devra être signé également par le lanceur d’alerte à qui une copie sera remise, ainsi que par la personne qui a reçu la déclaration.

Un accusé de réception du Signalement sera délivré au Lanceur d’alerte dans les 7 jours suivant sa soumission en utilisant les coordonnées que le Lanceur d’alerte a indiquées comme contact ; dans le cas où il est impossible d’interagir avec le Lanceur d’alerte, celui-ci sera classé comme Signalement Non Gérable.

PROCÉDURE D’ÉVALUATION

Une fois le Signalement reçu, Maître Massimiliano Giovanni Crespi prend en charge le Signalement pour l’enquête préliminaire correspondante.

Si les conditions sont remplies, les Destinataires des Signalements démarrent l’instruction, en effectuant les investigations nécessaires : en particulier, ils vérifient la validité des circonstances représentées dans le Signalement à travers toute activité qu’ils jugent appropriée, y compris l’audition de tout autre personne susceptible de faire un rapport sur les faits signalés, dans le respect des principes d’impartialité, de confidentialité et de protection de l’identité du Lanceur d’alerte.

Les Destinataires des Signalements, sur la base d’une évaluation des faits faisant l’objet du Signalement, peuvent décider, en cas de manque de fondement évident et manifeste, d’archiver le Signalement sans aucune conclusion ni recommandation d’actions correctives, ou en cas de tromperie ou de faute grave du Lanceur d’alerte, de transmettre l’information à la Direction des Ressources Humaines en vue d’une procédure disciplinaire à son encontre.

Si des éléments du manque de fondement manifeste du fait sont reconnus, les Destinataires du Signalement, une fois l’instruction conclue, formalisent les conclusions et recommandations correspondantes dans des rapports spécifiques qui sont partagés avec les Fonctions compétentes, notamment pour l’adoption de mesures consécutives, telles que :

• la Direction des Ressources Humaines, pour tout profil de responsabilité disciplinaire ;

• les Fonctions de l’entreprise chargées d’adopter des actions correctives ;

• éventuellement l’Autorité judiciaire pour les profils qui relèvent de ses compétences.

Les données et documents faisant l’objet du Signalement sont conservés conformément à la loi.

La mise en œuvre des recommandations et des actions correctives indiquées relève de la responsabilité de chaque Fonction en charge.

PROTECTION DU LANCEUR D’ALERTE

La Société ne tolère aucune conséquence préjudiciable à l’égard du Lanceur d’alerte et s’engage à protéger le Lanceur d’alerte de tout acte de représailles ou de discrimination commis en conséquence directe ou indirecte du signalement effectué. La protection susmentionnée trouve cependant une limite dans les « cas de responsabilité pour calomnie ou diffamation ou pour le même titre aux termes de l’art. 2043 du code civil italien ».

La protection ne s’applique donc pas dans les cas où le signalement contient de fausses informations données avec malveillance ou faute grave.

En cas de suspicion de discrimination ou de représailles à l’encontre du Lanceur d’alerte, liées au signalement, ou d’abus dans l’utilisation de l’outil de Signalement par le Lanceur d’alerte, la Société procèdera à l’application de sanctions disciplinaires.

L’adoption de mesures discriminatoires à l’encontre des personnes qui effectuent les signalements peut être dénoncé à l’Inspection nationale du travail, pour les mesures relevant de sa compétence, non seulement par le Lanceur d’alerte, mais aussi par l’organisation syndicale indiquée par celui-ci.

Le licenciement par représailles ou discriminatoire du lanceur d’alerte est nul. La rétrogradation, aux termes de l’article 2103 du code civil italien, ainsi que toute autre mesure de représailles ou discriminatoire prise à l’encontre du lanceur d’alerte, sont eux-aussi nuls. La Société a l’obligation, en cas de litiges liés à l’imposition de sanctions disciplinaires, ou à des rétrogradations, licenciements, mutations ou soumission du lanceur d’alerte à une autre mesure organisationnelle ayant des effets négatifs, directs ou indirects, sur les conditions de travail, suite à la présentation du signalement, de démontrer que ces mesures sont fondées sur des raisons indépendantes du signalement.

DIFFUSION

Cette politique fait l’objet d’une diffusion à toute les personnes de l’entreprise par les soins de la Fonction Ressources Humaines, qui se charge de sa mise à jour, par l’intermédiaire d’une publication sur les tableaux d’affichage de l’entreprise.

LE SYSTÈME DE SANCTION

Un système d’Alerte efficace doit prévoir des sanctions à la fois contre le Lanceur d’alerte en cas d’abus dans l’utilisation de l’outil de Signalement, et contre les Personnes signalées en cas de confirmation des infractions signalées et contre celles qui violent la protection de l’identité du Lanceur d’alerte.

Le non-respect de cette politique est soumis à une évaluation, à des fins disciplinaires, par la Direction des Ressources Humaines, conformément aux dispositions de la Convention Collective de Travail de référence.

Whistleblowing Policy Ed. 01