Whistleblowing Policy

SCOPO

La presente policy ha lo scopo di individuare e disciplinare il processo di ricezione, analisi e trattamento delle Segnalazioni – anche in forma anonima o confidenziale – effettuate da chiunque, secondo modalità volte a tutelare la riservatezza dell’identità del Segnalante.

AMBITO DI APPLICAZIONE

Il presente documento si applica a EDILKAMIN S.p.A. (d’ora in avanti, anche “la Società”) e a tutte le sue unità locali ed entra in vigore a partire dalla data di approvazione del Consiglio di amministrazione.

RIFERIMENTI E DEFINIZIONI

Nell’ambito della Whistleblowing Policy si fa riferimento alla seguente documentazione:

D. Lgs. 179/2017 – Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato.

Inoltre, con le seguenti definizioni si intende precisare il significato che viene attribuito a taluni termini utilizzati:

Segnalazione: comunicazione che ha ad oggetto fatti o comportamenti costituenti illeciti o irregolarità, posti in essere in violazione di leggi, regolamenti, provvedimenti delle autorità.

Segnalante o Whistleblower: chiunque venga direttamente o indirettamente a conoscenza di un comportamento illecito, di una irregolarità o di una violazione delle procedure aziendali ed effettui la Segnalazione.

Segnalato: soggetto cui viene addebitato il comportamento oggetto di Segnalazione.

OGGETTO E CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE

La Segnalazione può avere ad oggetto condotte penalmente rilevanti o realizzate in violazione di leggi e regolamenti, nonché inottemperanza e condotta irregolare, che coinvolgano direttamente o indirettamente EDILKAMIN S.p.A.

La Segnalazione deve essere circostanziata e fondata su elementi di fatto precisi e concordanti e, quindi, deve preferibilmente contenere i seguenti elementi:

• le generalità del Segnalante, nell’ipotesi in cui il soggetto che compie la Segnalazione non opti per la modalità anonima;

• una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di Segnalazione;

• se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi;

• se conosciute, le generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui svolge l’attività) che consentano di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere i fatti segnalati;

• l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di Segnalazione;

• l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;

• ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

Ne consegue che non verranno prese in considerazione le Segnalazioni fondate su meri sospetti o voci. In questa prospettiva, è opportuno che le predette siano il più possibile circostanziate e offrano il maggior numero di elementi, al fine di consentire alla Società di effettuare le dovute verifiche.

Le Segnalazioni anonime rientrano nell’oggetto del presente documento solo se rispettano i requisiti di cui sopra.

GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE

Tenuto conto che la Società intende tutelare la riservatezza dell’identità del Segnalante, in accordo con le normative di riferimento, ha ritenuto di attribuire il flusso di gestione delle Segnalazioni all’Avvocato Massimiliano Giovanni Crespi, istituendo a tal fine idonei e specifici canali di trasmissione della comunicazione.

In particolare, EDILKAMIN S.p.A. ha predisposto e messo a disposizione un canale di posta ordinaria istituzionale dedicato, utilizzando la doppia busta chiusa, alla trasmissione delle Segnalazioni whistleblowing, in grado di assicurare che il Segnalante non venga in alcun modo tracciato:

invio di lettera formale in doppia busta chiusa a
EDILKAMIN S.p.A., via P. Mascagni n.7
20045 Lainate (MI) indicando sulla lettera la dicitura:
«All’attenzione dell’Avvocato Massimiliano Giovanni Crespi - Riservata Personale»

In ogni caso, sono garantiti ulteriori canali e, nello specifico,
un canale telefonico dedicato con sistema di registrazione vocale
- ad accesso esclusivo dell’Avvocato Massimiliano Giovanni Crespi,
- protetto da specifiche credenziali

0039 02 93762970

La segnalazione sarà conservata all’interno di un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto.

Nel caso in cui non si possa procedere alla registrazione (ad esempio, perché il segnalante non ha dato il consenso) sarà stilato un verbale che dovrà essere sottoscritto anche dalla persona segnalante alla quale verrà rilasciata una copia, oltre che dal soggetto che ha ricevuto la dichiarazione.

Si informa che verrà rilasciato al Segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla presentazione utilizzando i recapiti che il Segnalante ha indicato come contatto; nel caso in cui sia impossibile interagire con il Segnalante sarà contraddistinta come Segnalazione Non Gestibile.

PROCEDIMENTO DI VALUTAZIONE

Ricevuta la Segnalazione, l’Avvocato Massimiliano Giovanni Crespi prende in carico la Segnalazione per i relativi accertamenti istruttori.

Se ne ricorrono i presupposti, i Destinatari delle Segnalazioni avviano l’istruttoria, svolgendo le necessarie indagini: nello specifico, verificano la fondatezza delle circostanze rappresentate nella Segnalazione attraverso ogni attività che ritengono opportuna, compresa l’audizione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati, nel rispetto dei principi di imparzialità, riservatezza e tutela dell’identità del Segnalante.

I Destinatari delle Segnalazioni, sulla base di una valutazione dei fatti oggetto della Segnalazione, possono decidere, in caso di evidente e manifesta infondatezza, di archiviare la Segnalazione senza rilievi o raccomandazioni di azioni correttive, mentre nelle ipotesi di dolo o di colpa grave del Segnalante, di trasmettere l’informativa alla Direzione HR per il procedimento disciplinare nei suoi confronti.

Nel caso si ravvisino elementi di non manifesta infondatezza del fatto, i Destinatari della Segnalazione, conclusa l’istruttoria, formalizzano i propri rilievi e le relative raccomandazioni in appositi report oggetto di condivisione con le Funzioni competenti, anche per l’adozione dei provvedimenti conseguenti, quali:

• la Direzione HR, per eventuali profili di responsabilità disciplinare;

• le Funzioni aziendali competenti per l’adozione delle azioni correttive;

• eventualmente l’Autorità giudiziaria per i profili di rispettiva competenza.

I dati e i documenti oggetto della Segnalazione vengono conservati a norma di legge.

L’attuazione delle raccomandazioni e delle azioni correttive indicate è di responsabilità delle singole Funzioni incaricate.

TUTELA DEL SEGNALANTE

La Società non tollera alcuna conseguenza pregiudizievole nei confronti del Segnalante e si impegna a tutelare il Segnalante da qualsiasi atto ritorsivo o discriminatorio posto in essere quale conseguenza diretta o indiretta della segnalazione effettuata. La predetta tutela, tuttavia, trova un limite nei «casi di responsabilità a titolo di calunnia o diffamazione o per lo stesso titolo ai sensi dell’art. 2043 del codice civile».

La tutela non trova, quindi, applicazione nei casi in cui la segnalazione riporti informazioni false rese con dolo o colpa grave.

In caso di sospette discriminazioni o ritorsioni nei confronti del Segnalante, correlabili alla segnalazione, o di abusi dello strumento di segnalazione da parte dello stesso, la Società provvederà all’applicazione di sanzioni disciplinari.

L’adozione di misure discriminatorie nei confronti dei soggetti che effettuano le segnalazioni può essere denunciata all’Ispettorato nazionale del lavoro, per i provvedimenti di propria competenza, oltre che dal Segnalante, anche dall’organizzazione sindacale indicata dal medesimo.

Il licenziamento ritorsivo o discriminatorio del segnalante è nullo. Sono altresì nulli il mutamento di mansioni ai sensi dell’articolo 2103 del codice civile, nonché qualsiasi altra misura ritorsiva o discriminatoria adottata nei confronti del segnalante. È onere della Società, in caso di controversie legate all’irrogazione di sanzioni disciplinari, o a demansionamenti, licenziamenti, trasferimenti, o sottoposizione del segnalante ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro, successivi alla presentazione della segnalazione, dimostrare che tali misure sono fondate su ragioni estranee alla segnalazione stessa.

DIFFUSIONE

La presente Policy è oggetto di diffusione a tutta la popolazione aziendale a cura della Funzione Risorse Umane, che ne cura l’aggiornamento, mediante pubblicazione sulle bacheche aziendali.

IL SISTEMA SANZIONATORIO

Un sistema di Whistleblowing efficace deve prevedere delle sanzioni sia nei confronti del Segnalante, in caso di abuso dello strumento di Segnalazione, che nei confronti dei Segnalati in caso di accertamento degli illeciti segnalati e nei confronti di coloro i quali violano la tutela della riservatezza del Segnalante.

La mancata osservanza della presente Policy è sottoposta alla valutazione ai fini disciplinari da parte della Direzione Risorse Umane, in linea con quanto previsto dal CCNL di riferimento.

Whistleblowing Policy Ed. 01