Política Whistleblowing
OBJETIVO
Esta política tiene el objetivo de identificar y regular el proceso de recepción, análisis y tratamiento de las Denuncias – incluso de forma anónima o confidencial – realizadas por cualquier persona, según métodos destinados a proteger la confidencialidad de la identidad del Denunciante.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Este documento se aplica a EDILKAMIN S.p.A. (en lo sucesivo, también “la Sociedad”) y a todas sus unidades locales y entra en vigor a partir de la fecha de aprobación por el Consejo de Administración.
REFERENCIAS Y DEFINICIONES
En el ámbito de la Whistleblowing Policy se hace referencia a la siguiente documentación:
• Dec. Leg. 179/2017 – Disposiciones para la protección de quienes denuncien delitos o irregularidades de los que hayan tenido conocimiento en el contexto de una relación laboral pública o privada.
Además, las siguientes definiciones pretenden aclarar el significado dado a ciertos términos utilizados:
• Denuncia: comunicación relativa a hechos o conductas constitutivos de delitos o irregularidades, realizados en infracción de leyes, reglamentos, disposiciones de las autoridades.
• Denunciante o Whistleblower: cualquier persona que tenga conocimiento directo o indirecto de una conducta ilícita, una irregularidad o una violación de los procedimientos de la empresa y presente la Denuncia.
• Denunciado: persona a la que se imputa la conducta objeto de una Denuncia.
TÍTULO Y CONTENIDO DE LA DENUNCIA
La Denuncia puede referirse a conductas delictivas o contrarias a las leyes y reglamentos, así como a incumplimientos y conductas irregulares, que impliquen directa o indirectamente a EDILKAMIN S.p.A.
La denuncia debe ser circunstanciada y basada en elementos de hecho precisos y concordantes, por lo que debe contener preferentemente los siguientes elementos:
• los datos del Denunciante, en caso de que el denunciante no opte por la modalidad anónima;
• una descripción clara y completa de los hechos objeto de la Denuncia;
• si se conocen, las circunstancias de tiempo y lugar en que se cometieron;
• si se conocen, los datos u otros elementos (como el cargo y el departamento en el que se desarrolla la actividad) que permitan identificar a la persona o personas que han realizado los hechos denunciados;
• la indicación de otras personas que puedan informar sobre los hechos objeto de la Denuncia;
• la indicación de eventuales documentos que puedan confirmar estos hechos;
• cualquier otra información que pueda aportar datos útiles sobre la existencia de los hechos denunciados.
De ello se deduce que no se tendrán en cuenta los informes basados en meras sospechas o rumores. Teniendo esto en cuenta, es aconsejable que lo anterior sea lo más circunstancial posible y proporcione tantos elementos como sea posible, con el fin de permitir a la Sociedad llevar a cabo las comprobaciones necesarias.
Las Denuncias anónimas sólo entran en el ámbito de aplicación de este documento si cumplen los requisitos anteriores.
GESTIÓN DE LA DENUNCIA
Teniendo en cuenta que la Sociedad tiene la intención de proteger la confidencialidad de la identidad del Denunciante, de conformidad con las normas pertinentes, ha decidido asignar el flujo de gestión de los Informes al abogado Massimiliano Giovanni Crespi, estableciendo para ello canales adecuados y específicos para la transmisión de la comunicación.
En particular, EDILKAMIN S.p.A. ha establecido y puesto a disposición un canal de correo institucional ordinario específico, utilizando el sobre doblemente cerrado, a la transmisión de las Denuncias whistleblowing, capaz de garantizar que el Denunciante no sea rastreado de ninguna manera:
envío de una carta formal en sobre doble cerrado a
EDILKAMIN S.p.A., via P. Mascagni n.7
20045 Lainate (MI) indicando en la carta el rótulo
«A la atención del Abogado Massimiliano Giovanni Crespi - Reservada Personal»
En cualquier caso, se garantizan más canales, concretamente,
- un canal telefónico exclusivo con sistema de grabación de voz
• al acceso exclusivo del abogado Massimiliano Giovanni Crespi;
• protegido por credenciales específicas
0039 02 93762970
La denuncia se conservará en un dispositivo adecuado para su almacenamiento y escucha.
En caso de que no pueda proceder a la grabación (por ejemplo, porque el denunciante no haya dado su consentimiento), se redactará un informe, que también deberá ser firmado por el denunciante, a quien se entregará una copia, así como por la persona que haya recibido la declaración.
Se informa que se enviará un acuse de recibo del informe al Denunciante en un plazo de 7 días a partir de su presentación utilizando los datos de contacto facilitados por el Denunciante; si resulta imposible interactuar con el denunciante, se marcará como Denuncia No Gestionable.
PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN
Una vez recibida la Denuncia, el Abogado Massimiliano Giovanni Crespi se hace cargo de la misma para las investigaciones pertinentes.
Si se cumplen los requisitos previos, los Destinatarios de las Denuncias inician la investigación preliminar, realizando las averiguaciones necesarias: en concreto, verifican la validez de las circunstancias representadas en la Denuncia mediante cualquier actividad que consideren oportuna, incluida la audiencia de otras personas que puedan informar sobre los hechos denunciados, respetando los principios de imparcialidad, confidencialidad y protección de la identidad del Denunciante.
Los destinatarios de las Denuncias, sobre la base de una evaluación de los hechos objeto de la Denuncia, podrán decidir, en caso de falta de fundamento clara y manifiesta, desestimar la Denuncia sin observaciones ni recomendaciones de medidas correctoras, y en caso de falta intencionada o falta grave por parte del Denunciante, remitir la Denuncia al Departamento de RRHH para que se inicie un procedimiento disciplinario contra él.
Si existen indicios de que el hecho no es manifiestamente infundado, los Destinatarios de la Denuncia, una vez finalizada la investigación preliminar, formalizarán sus conclusiones y las recomendaciones correspondientes en informes específicos que serán compartidos con las Funciones competentes, también para la adopción de las medidas consiguientes, tales como:
• el Departamento de RRHH, para posibles perfiles de responsabilidad disciplinaria;
• las Funciones empresariales competentes para la adopción de medidas correctoras;
• en su caso, a las Autoridades judiciales para los perfiles de sus respectivas competencias.
Los datos y documentos objeto de la Denuncia se conservan de conformidad con la ley.
La aplicación de las recomendaciones y medidas correctoras indicadas es responsabilidad de las Funciones individuales encargadas.
PROTECCCIÓN DEL DENUNCIANTE
La Empresa no tolerará ninguna consecuencia perjudicial hacia el Denunciante y se compromete a protegerlo de cualquier acto de represalia o discriminatorio llevado a cabo como consecuencia directa o indirecta de la denuncia realizada. No obstante, la protección mencionada se limita a los «casos de responsabilidad por injurias o calumnias o por el mismo título en virtud del artículo 2043 del Código Civil».
Por lo tanto, la protección no se aplica en los casos en que el informe contenga información falsa realizada con dolo o negligencia grave.
En caso de sospecha de discriminación o represalias contra el Denunciante, relacionadas con la denuncia, o de abuso de la herramienta de denuncia por parte del Denunciante, la Empresa aplicará sanciones disciplinarias.
La adopción de medidas discriminatorias contra los denunciantes podrá ser denunciada ante la Inspección Nacional de Trabajo, para la adopción de medidas de su competencia, no sólo por el denunciante, sino también por la organización sindical indicada por éste.
El despido por represalias o discriminación del denunciante es nulo. También es nulo el cambio de puesto de trabajo en el sentido del artículo 2103 del Código Civil, así como cualquier otra medida de represalia o discriminatoria adoptada contra el denunciante. En caso de litigios relacionados con la imposición de sanciones disciplinarias, o con descensos de categoría, despidos, traslados, o sometimiento del denunciante a otras medidas organizativas que tengan efectos negativos directos o indirectos sobre las condiciones de trabajo, tras la presentación de la denuncia, corresponde a la empresa demostrar que dichas medidas se basan en motivos ajenos a la propia denuncia.
DIFUSIÓN
Esta Política es difundida a toda la población de la empresa por el Departamento de Recursos Humanos, que se encarga de mantenerla actualizada mediante su publicación en los tablones de anuncios de la empresa.
EL SISTEMA DE SANCIONES
Un sistema de Whistleblowing eficaz debe prever sanciones tanto contra el Denunciante, en caso de abuso del instrumento de Denuncia, contra los Denunciantes si se comprueban los delitos denunciados y contra quienes violen la confidencialidad del Denunciante.
El incumplimiento de esta Política está sujeto a evaluación a efectos disciplinarios por parte del Departamento de Recursos Humanos, en consonancia con las disposiciones del CCNL correspondiente.
Whistleblowing Policy Ed. 01
